Las principales funciones de un administrador de fincas están estipuladas en el Artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal .
Todas ellas son:
- Velar por el buen régimen de la comunidad, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
Cualquier vecino que encuentre un problema en el inmueble, se debe comunicar al administrador de fincas para solucionar él mismo el problema o bien avisar a la persona o empresa correspondiente.
- Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
El administrador de fincas conoce los gastos de cada comunidad de vecinos, de esta manera va a confeccionar un presupuesto que contenga todos los gastos previstos para un determinado periodo (esto es anual) y la manera que van a ser afrontados.
- Atender a la conservación y mantenimiento de la comunidad, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
Es un apartado que se diferencia por la urgencia, donde el Administrador de fincas actúa al margen de la Junta de Propietarios; si ocurre una incidencia de alta urgencia o gravedad el administrador está obligado a actuar sin esperar la aprobación de los dueños de los pisos.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
El administrador de la finca es el responsable final de llevar a cabo los acuerdos de la Junta; generalmente estas resoluciones aprobadas son obras en el edificio. Deberá elaborar el plan de acción y marcar las fechas en que dichas reformas se harán. En el caso que la obra de mejoras implique un gasto superior, es el administrador de la finca quien debe solicitar la derrama extraordinaria, además de programar las cuotas de cada propietario a abonar
- Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Un administrador de fincas puede actuar también como Secretario de la Junta. Como secretario deberá realizar las actas de las Juntas, expedir las certificaciones necesarias y custodiar toda la documentación de la comunidad.
El administrador de la finca está obligado a guardar esta documentación (facturas, recibos o contratos prorrogados) durante 5 años.
- Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
Quiere decir que cada comunidad de vecinos puede asignar una tarea distinta a su administrador de fincas contratado. Las acciones suelen variar según si son comunidades de vivienda de uso habitual o de segunda residencia. Por lo tanto, depende de la negociación entre la comunidad y el administrador, el llegar a un acuerdo de sus responsabilidades.